Wissenswertes zum Bewerbungsprozess & Hinweise zur Datenerhebung

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

  Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr (TLBV)
  vertreten durch den Präsidenten Hallesche Straße 15/16
  99085 Erfurt

  E-Mail:  poststelle@tlbv.thueringen.de
  Telefon: +49 (0) 361 57 4135301
  Fax:       +49 (0) 361 57 4135499

Fachlicher Ansprechpartner:

  Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr
  Personalreferat
  Hallesche Straße 15/16
  99085 Erfurt

  E-Mail, Tel. und Fax: s. o.

Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:

  Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und
  die Informationsfreiheit Häßlerstraße 8
  99096 Erfurt

  E-Mail:  poststelle@datenschutz.thueringen.de
  Telefon: +49 (0) 361 57 3112900
  Fax:       +49 (0) 361 57 3112904

Sie erreichen unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n):

  Thüringer Landesamt für Bau und Verkehr
  Datenschutzbeauftragte
  Europaplatz 3
  99091 Erfurt

  E-Mail:  bDSB@tlbv.thueringen.de
  Telefon:  +49 (0) 361 57 4156412

2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Datenerhebung und –verarbeitung erfolgt zum Zweck des Einstellungs-/ Bewerbungsverfahrens, insbesondere zur Durchführung von Auswahlverfahren für interne und externe Stellenausschreibungen, zur Erfassung von Bewerberdaten, der internen Datenübermittlung an den zuständigen Fachbereich sowie für die Interessenvertretung, zur Begründung von Dienst-, Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnissen sowie ggf. zur Registrierung von Dokumenten und Vorgängen für Recherche, Ablage, Archivierung und Wiedervorlage.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage von § 79 Abs. 1 S. 1 ThürBG i. V. m. § 27 Abs. 1 ThürDSG.

Zudem ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig aufgrund rechtlicher Verpflichtung, sofern dies für eine Vertragserfüllung erforderlich ist bzw. aufgrund einer schriftlich erteilten Einwilligung des/der jeweiligen Bewerbers/in gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), b), und c) DS-GVO.

3. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Es können insbesondere folgende Daten, die wir von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten, gemäß Art. 6 Abs.1 UA 1 lit. b DS-GVO verarbeitet werden:

• Anrede
• Titel
• Name (Vorname(n), Familienname)
• Geburtsname
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Geschlecht
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Staatsangehörigkeit
• Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung (inkl. Grad der Behinderung)
• Familienstand
• Anzahl der Kinder
• Lichtbild
• Status, ob Soldat auf Zeit (falls ja, Dauer der Verpflichtung, Dienstzeitende und Inanspruchnahme von Eingliederungs- bzw. Zulassungsschein)
• Motivationsschreiben
• Schulnoten, Schulzeugnisse, Schulabschlusszeugnisse
• Ausbildungsabschlüsse inkl. Ergebnisse
• Studienabschlüsse inkl. Ergebnisse
• Berufserfahrungen
• sonstige Zeiten (z. B. Auslandsaufenthalte, Praktika, Fort- und Weiterbildungen, Zeiten der Nichtbeschäftigung)
• weitere  Qualifikationen  (z. B.  IT-Kenntnisse,  gesellschaftliches Engagement, Hobbys)
• Information, wodurch Bewerber auf die Stellenausschreibung aufmerksam wurden
• ergänzende Angaben        
• ggf. Führerscheinklasse
• sowie Inhalte persönlicher oder telefonischer Gespräche.

Die Verarbeitung folgender Daten setzt Ihre wirksame Einwilligung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 UA 1 lit. a DS-GVO voraus:

• Arbeits- sowie Führungszeugnisse
• Beurteilungen

Zudem werden ggf. zur Recherche, Ablage, Archivierung und Wiedervorlage eingehende Dokumente sowie Vorgänge erfasst und registriert, die für die Durchführung von Auswahlverfahren oder die Begründung eines Dienst-, Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnisses relevante personenbezogene Daten enthalten können.

4. Wo werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden in Papierlisten und Papiervorgängen in Sammelakten, mittels Office-Anwendungen (z. B. Gesamtliste/Gesamtübersicht der Bewerber) sowie auf dem Stellenportal “Interamt” gespeichert.

5. Wer bekommt meine Daten?

Es erfolgt ein anlassbezogener, rechtlich vorgegebener und notwendiger    Datenaustausch an:

• die jeweiligen Fachvorgesetzten, für die die Personalauswahl erfolgt,
• den Örtlichen Personalrat, ggf. die Ausbildungsvertretung bzw. die Schwerbehindertenvertretung sowie an die/den Gleichstellungsbeauftragte(n) im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung und
• bei gerichtlichen bzw. außergerichtlichen Verfahren an Gerichte und Rechtsbeistände/Rechtsanwälte.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Daten werden spätestens nach Ablauf von sechs Monaten gelöscht; je- doch erst, sobald feststeht, dass ein Vertragsverhältnis nicht zustande kommt oder die Frist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechts- ansprüchen abgelaufen ist. Dies gilt nicht, sofern Sie in die weitere Speiche- rung schriftlich eingewilligt haben (§ 27 Abs. 4 ThürDSG). Im Falle Ihrer schriftlichen Einwilligung zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich die Dauer der Aufbewahrung nach Ziff. 4.1 der ThürAufbewRL sowie der lfd. Nr. 2.11 bzw. 2.13 der dazugehörigen Anlage Aufbewahrungsfristen). 

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Be-richtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO). Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei dem Landesbeauftragten für Datenschutz (Art. 77 Abs. 1 DS-GVO i. V. m. § 8 Abs. 1 S. 1 ThürDSG).

7.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob, welche und für welche(n) Zweck(e) personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeitet und an wen diese übermittelt werden. Um Sie als Antragsteller eindeutig identifi-zieren zu können, bitten wir Sie, einen schriftlichen Antrag zu stellen.

Grundsätzlich ist eine Auskunft kostenfrei. Auskunfts- und Informationsbe-gehren werden in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage bearbeitet. Die Frist verlängert sich ggf. um zwei Monate, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist. Im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie rechtzeitig informieren.

7.2  Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer Daten unverzüglich zu verlangen, sofern diese unrichtig, unzutreffend und/oder unvollständig erfasst sein sollten. Das TLBV ist verpflichtet, unrichtige Daten von sich aus zu korrigieren. Sie sollten aber selbst darauf hinweisen, soweit Daten unrichtig oder überholt sind. Dies können Sie uns schriftlich anzeigen.

7.3 Rechtauf Löschung (Art. 17 DS-GVO)

Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind oder Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Dies können Sie dem TLBV schriftlich anzeigen.

Das Recht auf Löschung personenbezogener Daten besteht indes nicht, soweit

• die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten),
• zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben und Interessen nach EU-Recht und/oder deutschem Recht (vgl. § 35 BDSG bzw. § 35 Abs. 3 ThürDSG) oder
• zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken sowie
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben, die Datenverarbeitung unrechtmäßig erfolgt oder die personenbezogenen Daten nicht mehr zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO) besteht nur bei der Verarbeitung personenbezogener Daten aus Gründen des Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DS-GVO, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.
Wir weisen darauf hin, dass im Fall der Einschränkung der Verarbeitung oder bei Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Ihre Einbeziehung in ein Auswahlverfahren ggf. nicht möglich ist.

7.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Soweit Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mittels automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Sie haben das Recht, die Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen. Das Recht auf Datenübertragung beinhaltet das Recht zur Übermittlung der Daten an einen anderen Verantwortlichen. Auf Verlangen werden die Daten daher - soweit technisch möglich - durch das TLBV direkt an einen von Ihnen benannten oder noch zu benennenden Ver-antwortlichen übermittelt.

7.6 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 S. 1 DS-GVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei dem TLBV können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen indes nicht berührt.
Wir weisen darauf hin, dass durch den Widerruf Ihre Einbeziehung in ein   Auswahlverfahren ggf. nicht möglich ist.

7.7  Recht auf Beschwerde (Art. 77 Abs. 1 DS-GVO i. V. m. § 8 Abs. 1 S. 1 ThürDSG)

Soweit Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht bzw. nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei dem Landesbeauf-tragten für Datenschutz (Pkt. 1) Beschwerde einlegen.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen. Dennoch kann ohne diese personenbezogenen Daten Ihre Einbeziehung in ein Auswahlverfahren sowie die Begründung eines Dienst-, Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnisses ggf. nicht erfolgen.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungshilfe im Einzelfall?

Es wird keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DS-GVO genutzt.

10.  Inwieweit werden meine Daten für eine Profilbildung benutzt?

Eine Verwendung Ihrer Daten zum Zwecke der Profilbildung erfolgt nicht.